会 員　 各位
平成20年10月吉日

北海道行政書士会
総務部　江 谷 清 和

会員名簿の完全デジタル化に対するご案内

北海道行政書士会は、これまでに｢会員名簿のデジタル化｣を推進し、CD-R版名簿にて提供してまいりました。
平成20年度の総務部事業として、「会員名簿の完全デジタル化」を目指し、企画･運営・管理を検討してまいりましたが、会員名簿上で取り扱う会員情報が極めてセンシィティブな個人情報であることから、『会員名簿管理ソフトウェア』の設計には、漏洩に対する工夫が随所に施されています。
また、会員名簿の維持・更新管理を完全なデジタル化により行ったことは、全国でも初めてのケースであり注目されるものです。
ここに、平成20年10月1日をもって運用を開始する運びとなりましたので、ご案内を申し上げます。

【デジタル会員名簿管理プログラムシステムの特徴】
1） 会員名簿の更新作業は、『会員名簿管理ソフトウェア』により、セキュリティサーバからダウンロードする方式とし、毎月の名簿更新はデジタルデータにより行い、常時会員が最新情報を取得できる方式としました。

2） 会員名簿の管理・更新作業は、北海道行政書士会が専用実施権をもつ、オリジナル『会員名簿管理ソフトウェア』を自らのパソコンにセットアップして使用します。

3） 会員名簿の新版ダウンロードは、オリジナル『会員名簿管理ソフトウェア』が暗号化処理を行い更新し、悪意をもつ侵入者・ハッカーを防止するシステムを採用しています。

4） オリジナル『会員名簿管理ソフトウェア』の開発会社は個人情報保護法下における、プライバシーマーク取得会社を選択し、維持管理下における個人情報の漏洩及び盗用を防止する体制を構築するとともに、ランニング費用も極めて軽微であることを特徴としています。

5） 会員が『会員名簿管理ソフトウェア』を使用して、会員名簿を更新する作業には、３重のプロテクトをかけ、会員以外の名簿閲覧及び更新作業、印刷を阻止するシステムを構築しました。

※『会員名簿管理ソフトウェア』のセットアップは「会員専用ページ」を参照願います。「会員専用ページ」へのアクセスにつきましては北海道行政書士会事務局宛、ＩＤ及びパスワードを申請願います。